Comment écrire un cahier des charges ERP

Le cahier des charges ERP est un document contractuel réalisé par le maitre d’ouvrage (le client ou son représentant) qui décrit l’ensemble des besoins auxquels doit répondre le prestataire. Que vous soyez à la recherche d'un ERP standard ou d'un ERP sur mesure, la rédaction d’un cahier des charges en amont d’un projet ERP est donc essentiel pour vous protéger et assurer la réussite du projet, que vous soyez à la recher

Vous êtes en charge de la rédaction du cahier des charges ERP de votre entreprise mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous avons regroupé dans ce document les informations essentielles à fournir dans votre cahier des charges ERP.

Chaque projet ERP étant unique, nous vous encourageons à ajouter et à supprimer des catégories en fonction de vos spécificités. Gardez en mémoire que ce n’est pas le nombre de pages qui fera la qualité de votre cahier des charges, mais la pertinence des informations apportées. Vous trouverez ci dessous des conseils pour rédiger un cahier des charges ERP. Vous pouvez également télécharger notre modèle de cahier des charges ERP.

Décrire un besoin, pas un logiciel ERP existant

Si vous lisez ce document, vous souhaitez certainement changer d’ERP ou acquérir votre premier ERP, ce qui signifie que vous n’etes pas pleinement satisfait des outils que vous avez actuellement. Il faut donc oublier vos outils pour vous concentrer sur le besoin.

Par exemple, si vous avez besoin d’envoyer des factures directement depuis votre logiciel ERP, expliquez « le service ADV doit pouvoir envoyer des factures directement depuis l’ERP » et non pas « un bouton à gauche de la facture doit permettre à l’ADV d’envoyer la facture après avoir sauvegardé la facture en cliquant sur le bouton « enregistrer » en haut à droite », car il y a des chances que vous décriviez le logiciel que vous avez déjà, ou un logiciel que vous avez vu en démo.

Se limiter aux fonctionnalités dont on a besoin

L'erreur classique est de faire un copier-coller de fonctionnalités trouvées sur différentes fiches produits. C'est le meilleur moyen de se retrouver avec un budget et un projet qui ne correspondent pas à votre besoin. Vous pouvez vous inspirer de fiches produits ERP ou des fonctionnalités listées dans ce document mais veillez à bien comprendre les lignes que vous sélectionnez.

Il y a des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin immédiatement mais qui seront nécessaires d’ici 1 ou 2 ans ? Précisez-le également afin que votre prestataire puisse intégrer ces options au chiffrage.

Donner le bon niveau de détail

L’importance de l’ERP peut vous pousser à écrire un cahier des charges excessivement long. A moins d’opter pour un développement de zéro, ce n’est pas nécessaire. Prenons l’exemple de la facturation. En France, la facturation est fortement réglementée. Si vous faites appel à un ERP standard du marché, il est inutile de préciser « l’adresse doit apparaitre sur la facture » car c’est une fonctionnalité basique et obligatoire proposée par tous les standards du marché. Aller trop dans le détail ne met pas votre projet en péril mais c’est une perte de temps.

A l’inverse, tout ce qui n’est pas légal (comme la partie suivi de projet, gestion de production, indicateur à suivre) nécessite plus de détails. Les buzz words et phrases toutes faites sont également à proscrire. « Un ERP pour accélérer la digitalisation de l’entreprise » est un bon objectif, mais ce n’est pas une fonctionnalité.

Vérifier l'exactitude des informations

Dans le cadre de la rédaction du cahier des charges de votre projet ERP, vous allez être amené à discuter avec différentes personnes issues de différents services. Votre rôle sera de vérifier les informations recueillies.

Par exemple, lorsqu’un service vous dit utiliser un logiciel de gestion, vérifiez s’il s’agit d’un logiciel du marché, d’un développement interne ou d’un simple fichier Excel renommé.

Certains logiciels portent parfois des noms différents en fonction des services. Votre rôle sera de vérifier ce genre d'informations car les intégrations avec d’autres logiciels représentent une part importante du budget d’un projet ERP, il est important ne pas les sous-estimer ou les surestimer.

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