L’année 2020 a été marquée par l’accélération de la transition numérique des entreprises. D’après une étude de McKinsey & Company, les entreprises ont accompli en quelques mois des changements numériques qui auraient dû prendre 7 ans. Il était en effet primordial d’accélérer la digitalisation pour permettre le travail à distance et maintenir l’activité, toutes les ressources ont dont été allouées à ces objectifs. Si les outils de chat interne et de visioconférence ont été adoptés dans le monde entier dès les premiers jours, d’autres outils se sont révélés nécessaires au fil des semaines. Parmi eux, la signature électronique.

Le principe de la signature électronique

La signature électronique permet de signer des documents à distance tout en permettant d’identifier les signataires et de maintenir l’intégrité du document. La signature électronique est un moyen sûr et efficace de contracter avec des tiers en limitant les risques de perte et de fraude.

Les logiciels de signature électronique ne permettent pas uniquement de signer des documents, ils permettent aussi :

• De générer les documents automatiquement en reprenant des informations stockées dans votre logiciel CRM
• De prévoir des emails de relances automatiques pour les documents en attente de signature
• De recevoir des alertes avant les renouvellement de contrats

Les avantages de la signature électronique

Le gain de temps

Le gain de temps est l’un des principaux avantages de la signature électronique. Les contrats sont souvent imprimés en deux exemplaires, signés par plusieurs personnes en interne, renvoyés par courrier ou email aux clients, réimprimés et rescanner. La signature électronique met fin aux allers-retours entre les différentes parties, et permet à tous de signer à distance depuis une plateforme sécurisée.

Le zéro papier

Pour des raisons écologiques et organisationnels, de nombreuses entreprises souhaitent passer au zéro papier. La signature électronique permet aux entreprise d’accélérer la transition vers le zéro papier.

La satisfaction client

Si la signature électronique présente des avantages pour les collaborateurs de l’entreprise, elle est tout autant appréciée par les clients. Comme vous, vos clients veulent gagner du temps et limiter l’utilisation du papier. Au-delà de l’acte de signature, ils peuvent suivre les étapes du contrat et être notifié à chaque changement d’étape.

Ateja vous accompagne dans la mise en place d’un outil de signature électronique

Vous souhaitez opter pour la signature électronique ? Ateja vous accompagne. Nous travaillons actuellement avec les outils Concord et DocuSign pour dématérialiser les signatures.

Concord et Docusign permettent de signer différents formats de documents (Word, PDF…). Les documents à signer (contrats, devis…) sont envoyés vers le logiciel de signature électronique qui vérifie automatiquement toutes les X minutes si le contrat a été signé. Lorsque le contrat est signé, vous recevez une notification. Votre workflow nécessite plusieurs validations ? Les logiciels de signature électronique s’adaptent à vos process.

De son côté, le client reçoit une notification lorsqu’un document est prêt à être signé. Il se connecte à son espace personnel, et signe le document. Une double authentification (code SMS par exemple), peut être mise en place pour renforcer la sécurité.

Quels logiciels CRM sont compatibles avec un outil de signature électronique ?

Tous les logiciels CRM que nous proposons sont compatibles avec des logiciels de signature électronique de documents. Nous utilisons Concord pour Sage CRM et Eden CRM, et DocuSign pour INES CRM.