Besoin du client

Gérer différents types de contrat

La GRC devra apporter une réponse fonctionnelle pertinente pour la centralisation d’une partie des informations contractuelles.

La société souhaite pouvoir gérer différents types de contrat. Dans sa gestion quotidienne, la société distingue les familles de contrats suivantes :

• Les contrats d’exploitation : en phase d’exécution, les contrats sont pilotés par la Direction EXP. 
• Les contrats de maintenance : la société surveille, maintient et exploite les installations de structures collectives d'irrigation de type Associations Syndicales Autorisées (ASA) ou de clients privés. Pour information, le suivi de l’activité opérationnelle de maintenance se fait dans le logiciel de GMAO.
• Les contrats de concession de service public (CSP) : la société surveille, maintient et exploite un ensemble d’ouvrages (barrages, réseaux d’irrigation, stations de pompage, …) pour des clients délégants. 
• Les contrats de fourniture d’eau sous pression : type de contrat dont un des paramètres de facturation est un index d’électricité.
• Les contrats d’appui gestion comptable : la société propose des prestations de conseil et d’appui gestion aux ASA. Cette prestation de service combine à la fois du conseil à l’irrigant adhérent de l’ASA mais aussi de l’appui à la gestion comptable des ASA (dématérialisation des pièces comptables et justificatifs, échanges avec les trésoreries, …) ;
• Les contrats d’eau : les contrats de vente d’eau (droit de prélèvement et suivi de la consommation) sont gérés dans une application dédiée.
• Le négoce : La société fait de la vente d’équipement d’irrigation (avec ou sans prestation de service associée) auprès de ses clients. Elle dispose également de magasins d’irrigation qui sont des points de vente ouverts au public.
• Les contrats d’ingénierie : les projets d’aménagement ou d’étude sont gérés directement dans l’ERP à travers le processus de « Revue de Projet ». 

Suivi des Contrats

Dans la GRC, un espace de consolidation des données contractuelles doit permettre d’avoir une vue synthétique des différents types de contrat.

Au sujet des contrats d’ingénierie : ils sont définis dans le module « gestion de projets » de l’ERP. Le module permet d’établir la facturation par décision du chef de projet en lien avec les éléments saisis lors des revues de projet (régulièrement chaque projet actif est mis à jour (éléments financiers, événements, …) à l’occasion d’un point de suivi analytique appelé « revue de projet »).

La GRC devra consolider une partie des informations des contrats gérés dans les applications externes (contrat d’ingénierie du module « Gestion de projet » de l’ERP, Contrats d’eau, …).

La GMAO est un progiciel dédié à l’activité de maintenance : déclaration et suivi des demandes d’interventions, gestion et planification des interventions du service Exploitation, définition du parc équipements à maintenir dans le cadre du contrat. Le CRM devra communiquer avec le logiciel de GMAO.

Solutions proposées

Sage CRM permet de créer des entités personnalisées. L'outil permet de répondre à vos attentes concernant la gestion des contrats. 

Vous pouvez créer des entités personnalisées depuis la console d'administration Sage CRM. Vous devez utiliser l'assistant de personnalisation. Cet assistant vous aide à configurer les différents paramètres de votre entité Contrat.

Par exemple, pour créer une entité personnalisée Contrat, il faudra suivre le scénario suivant :

L’entité Contrat :

• Est rattachée à l’entité Société.
• Peut avoir des liens avec les contacts
• Peut avoir des tickets qui lui sont associés.

Une fois l'entité contrat créée, l'administrateur peut créer les différents champs nécessaires, les ajouter dans des écrans ou des listes et faire un import de données dans cette table via la fonction d'import des données.

Vous pouvez activer un processus/workflow pour votre entité Contrat. Il peut être complètement ou partiellement géré par les extensions d'applications personnalisées (pages ASP ou . NET). Les écrans des entités pour la recherche et la création sont nativement créés par Sage CRM.

Note pour les Administrateurs : Pensez à actualiser les métadonnées du système si vous ne voyez pas la table dans Sage CRM lorsque vous créez une règle de processus.

Vous pouvez créer des rapports basés sur différentes vues sources. L'entité Contrat nouvellement créée est liée à d'autres entités dans Sage CRM. 

Par exemple, supposons qu'un logiciel CRM dispose d'une entité Formation associée à un Contact. Une session possède plusieurs participants et chaque contact peut assister à plusieurs sessions. Sage CRM permet d'exécuter un rapport pour voir les contacts ayant assisté à une Formation ou pour voir les sessions auxquelles un contact a assisté.

Suivi des contrats

Différents outils sont disponibles dans Sage CRM pour aider les utilisateurs à mieux suivre les contrats. L'entité contrat est disponible pour créer des gadgets à afficher sur les tableaux de bord interactifs Sage CRM.

L'utilisateur pourra être alerté sur certains points lors de sa connexion au CRM.

Par ailleurs le logiciel Sage CRM met à disposition différents outils pour mieux suivre vos contrats et ne pas rater un renouvellement ou oublier de facturer le contrat. Il peut être intéressant de créer des notifications sur les contrats pour alerter le commercial quelques semaines avant la date de fin afin d'anticiper le renouvellement, sa reconduction tacite, le remplacement par un contrat différent ou la fin du contrat. 

La gestion des contrats vous permettra d'éditer un contrat, renouveler en contrat en un clic, suivre et planifier des interventions, envoyer des courriers ou revaloriser un contrat. Toutes ses actions seront synchronisées avec votre outil de GMAO afin d'éviter les doubles saisies ou la perte d'information.