La facture électronique est obligatoire depuis janvier 2020 pour le secteur public et s’imposera aux entreprises privées très prochainement. En effet, la loi de Finances 2020 instaure progressivement la généralisation de la facture dématérialisée pour les entreprises du secteur privé, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, selon un calendrier de mise en application, entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.  

On vous explique de ce fait les avantages de la dématérialisation et les raisons de ce choix. 

Pourquoi dématérialiser ses factures ? 

La dématérialisation se démocratise de plus en plus en entreprise car la loi l’exigera en 2023. Il est donc important d’anticiper et de commencer sans plus attendre à dématérialiser vos factures. 

Ce n’est cependant pas la seule raison qui pousse les entreprises à se lancer. Dans un premier temps, la dématérialisation permet de simplifier les échanges de documents avec les clients et de dire adieu à un nombre important de papiers.  

En plus des récentes restrictions en matière juridique, il est important de savoir que le coût de traitement manuel d’une facture papier varie entre 9.4 et 20,8 € et le coût de stockage d’une facture est estimé à 3,25 €. Il est donc financièrement avantageux de se lancer dans la dématérialisation.  

De plus, la perte de factures ainsi que le mauvais classement de celles-ci ont aussi leurs impacts financiers : 110 € pour rechercher une facture et 200 € pour la reproduire. Si ces coûts vous paraissent hallucinants, ils ne sont qu’une partie de l’iceberg. De nombreux coûts indirects sont à prendre en compte : les retards de paiements de factures par exemple.  En effet, la gestion d’appel fournisseurs et des retards de paiements des factures représentent 40% du temps d’un service comptabilité. 

Par ailleurs, la dématérialisation des factures est une solution permettant d’atteindre le zéro papier, un objectif qui s’inscrit de plus en plus fréquemment dans la politique RSE. 

En bref, la dématérialisation devient nécessaire d’un point de vue juridique, organisationnel et écologique. 

Comment fonctionne la dématérialisation des factures ? 

La dématérialisation consiste à gérer sa facturation en se passant de support papier, grâce à un traitement automatisé de documents numériques. Deux types de dématérialisation existent :  

• La dématérialisation simple : Elle consiste tout simplement à numériser les factures physiques existantes.  
• La dématérialisation fiscale : Bien plus complète, elle nécessite d’utiliser un système entièrement digitalisé pour gérer le cycle de vie de la facture (de la création à la réception par le client). 

Concrètement, la dématérialisation va vous permettre d’obtenir un suivi de qualité de toutes vos factures. Cela vous permet de simplifier l’automatisation des relances lorsque votre entreprise fait face à des retards de paiements. Vous allez pouvoir envoyer automatiquement vos facture tout en personnaliser les messages (relance etc..).

Ainsi, votre entreprise restera compétitive grâce à un processus fiable et reconnu par la loi. Les factures sont aux normes et suivies. Tout est enregistré et répertorié, cela évite les problèmes de pertes. Vos collaborateurs gagneront en productivité et pourront se focaliser sur d’autres tâches. 

Vous souhaitez démarrer dès maintenant ? La solution MonEspace.contact, développée par Ateja, est une solution de dématérialisation des factures pour les utilisateurs de la gestion commerciale Sage 100.  

Voici les fonctionnalités et avantages qu’apporte un espace consacré à la dématérialisation comme MonEspace.contact : 

• Mise à disposition des devis et factures clients dans un espace dédié et sécurisé 
• Signature électronique des devis 
• Meilleure traçabilité  
• Automatisation des relances 

• Paiements en ligne 
• Possibilité pour le client de déclarer un litige 
• Suivi des commandes et des livraisons 

La dématérialisation n’est plus une simple option pour les entreprises mais une réelle stratégie afin d’augmenter sa productivité et améliorer l'expérience clients.